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Die papierlose Buchhaltung

Im privaten Umfeld sind die Digital Leaders längst am Zug: Neue Medien und Smartphones sind integrale Bestandteile unseres Alltags – aber wie sieht es im betrieblichen Umfeld aus? Die Zukunft des Rechnungswesens steht voll und ganz im Zeichen der Digitalisierung. Es stellt sich also längst nicht mehr die Frage nach dem ob, sondern nur noch nach dem wann! Das Bewusstsein, dass die digitale Revolution nicht mehr aufzuhalten ist, ist längst in unseren Köpfen verankert. Der erste Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Transformation ist die Frage nach dem „Wo beginnen?“. Damit das Digitalisierungsprojekt nicht als Blackbox angelegt wird, ist im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der betrieblichen Abläufe erforderlich.

DIE ZUKUNFT DES RECHNUNGSWESENS STEHT VOLL UND GANZ IM ZEICHEN DER DIGITALISIERUNG. ES STELLT SICH ALSO LÄNGST NICHT MEHR DIE FRAGE NACH DEM OB, SONDERN NUR NOCH NACH DEM WANN!

DAS BEWUSSTSEIN, DASS DIE DIGITALE REVOLUTION NICHT MEHR AUFZUHALTEN IST, IST LÄNGST IN UNSEREN KÖPFEN VERANKERT. DER ERSTE MEILENSTEIN AUF DEM WEG ZUR DIGITALEN TRANSFORMATION IST DIE FRAGE NACH DEM „WO BEGINNEN?“. DAMIT DAS DIGITALISIERUNGSPROJEKT NICHT ALS BLACKBOX ANGELEGT WIRD, IST IM ERSTEN SCHRITT EINE BESTANDSAUFNAHME DER BETRIEBLICHEN ABLÄUFE ERFORDERLICH.​

WELCHE DIGITALISIERUNGS-SCHRITTE SIND IM RECHNUNGSWESEN ZU SETZEN?

Zunächst ist die Frage zu klären, was Digitalisierung im Rechnungswesen bedeutet: In erster Linie denkt man an die papierlose Buchhaltung, sprich Belege zu scannen, aus dem unternehmenseigenen ERP-System zu generieren oder aus Fremdsystemen wie Registrierkassen zu importieren. Wie sehen nun die konkreten Schritte aus?

Ausgangspunkt ist die elektronische Belegverarbeitung. Eingangsrechnungen werden dem Unternehmen im Idealfall elektronisch übermittelt, physische Belege werden gescannt. Mittels Digitalisierungs-Workflow werden diese elektronisch an die Bereichsverantwortlichen zur Kontrolle und Freigabe verteilt. Danach erfolgt die Verbuchung und Archivierung des Beleges am Buchungssatz. Als letzter Schritt wird aus den verbuchten Eingangsrechnungen ein Telebanking-Datenträger erzeugt.

Digital versendete Ausgangsrechnungen gelangen direkt aus dem ERP-System oder mittels Schnittstelle in das Buchhaltungssystem – hier trifft Digitalisierung auf Automatisierung: das Abtippen von Belegen wird obsolet! Ähnliches gilt für die Bankauszugsverbuchung – automatisiert werden Bankauszüge in das Buchhaltungssystem eingespielt. Mit entsprechenden Zahlungsreferenzen und Merkregeln versehen, ist auch hier eine routinemäßige Automatisierung möglich. „Durch die große Anzahl von Auftrags-, Lieferscheinen und Eingangsrechnungen in unserer Branche ist es unumgänglich auf Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen zu setzen. Wir arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich mit Gaedke & Angeringer zusammen und wurden bereits sehr früh auf die Vorteile der Digitalisierung der Buchhaltung aufmerksam gemacht. Allein die digitale Archivierung der Belege war ein entscheidender Aspekt für die Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung“, schwärmt Heimo Wagner, Geschäftsführer bei Uhren Juwelen Heimo Wagner über die enormen Vorteile.

WAS BRINGT DIE AUTOMATISIERUNG?

Wenn Sie soweit sind, dass Buchhaltungsdaten direkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden können, sind Sie auf dem richtigen Weg zur vollkommenen Automatisierung. Mithilfe von selbstlernenden Programmen kann eine Großzahl an standardisierten Geschäftsfällen automatisiert abgewickelt werden. Die Überprüfung der Datenqualität und Controlling-Aufgaben rücken dabei immer weiter in den Vordergrund – sehen Sie den Umstieg als Qualitätsoffensive Ihres Rechnungswesens!

WAS BRINGT DIE AUTOMATISIERUNG?DIGITAL ADVISORY BY GAEDKE & ANGERINGER & POLAK

Um Prozesse und IT-Landschaften digitalisierungsfit zu machen, nehmen Sie am besten die Außensicht ein. Ganz egal, ob Sie im Digitalisierungsprozess noch am Anfang stehen, oder schon Teilkomponenten umgesetzt haben, sehen wir uns gemeinsam an, welche Vorgehensweise für Ihren Betrieb die effizienteste ist. Jedes Rechnungswesen-System ist individuell aufgebaut und in Ihrem Unternehmen gewachsen – so sehen wir das auch mit unseren Lösungen: Ob voll- oder teilweise
outgesourct, stellen wir in Abstimmung auf Ihre Bedürfnisse eine Anknüpfung an unser System her.

„Durch den Weggang unserer langjährigen Buchhalterin waren wir gefordert, eine ‚Nachfolgelösung‘ zu suchen. Im Gespräch mit der Kanzlei Gaedke & Angeringer war rasch klar, dass in unserer Betriebsgröße eine Auslagerung von Lohnverrechnung und Buchhaltung in Hinblick auf Kosten-Nutzen-Rechnung und Minimierung der Personalabhängigkeit der einzig logische Schritt ist. Mit der Übergabe haben wir unsere Prozesse analysiert und die digitale Transformation erfolgreich eingeleitet“, erklärt Rainer Breineßl, Geschäftsführer Euro Unitech Elektrotechnik GmbH die Vorteile der Digitalisierung in seinem Unternehmen.

Mit dieser Meinung ist er aber bei Weitem nicht alleine. Auch Robert Grossauer, Geschäftsführer im Grazer Gösser Bräu, sieht diesen Schritt als Notwendigkeit an: „Die Vorteile der elektronischen Archivierung liegen vor allem darin, dass sämtliche Belege für jeden Berechtigten – unabhängig von Ort und Zeit – zur Einsicht und Bearbeitung aufliegen. Mehrmaliges Kopieren und Suchen in Archiven sind damit Geschichte. Ebenso ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht damit erfüllt und es müssen nicht Unmengen von Papier über Jahre gelagert werden.“

Beitrag zuerst erschienen auf: https://www.gaedke.co.at/die-papierlose-buchhaltung/

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