Im privaten Umfeld sind die Digital Leaders längst am Zug: Neue Medien, Smartphones und Vernetzung sind integrale Bestandteile unseres Alltags – aber wie sieht es im betrieblichen Umfeld aus?
Auch die Zukunft des Rechnungswesens steht im Zeichen der Digitalisierung. Es stellt sich nicht die Frage nach dem ob, sondern nach der ausreichenden Geschwindigkeit und des effizienten Prozesses! Wer noch die Hürden der Digitalisierung abwägt und einen Umstieg scheut, ist der Konkurrenz schon einen Schritt hinterher…
Das Bewusstsein, dass die digitale Revolution nicht mehr aufzuhalten ist, ist längst in unseren Köpfen verankert. Der erste Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Transformation ist die Frage nach dem „Wo beginnen?“. Damit das Digitalisierungsprojekt nicht als Blackbox angelegt wird, ist im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der betrieblichen Abläufe erforderlich. Sind die Prozesse für Eingangsrechnungen und der hinterlegte Workflow effizient? Wie sieht es mit der Schnittstelle zum Steuerberater aus? Unser Tipp: Analysieren Sie alle (voll oder teils analogen) Prozesse hinsichtlich Effizienz. Denn: Die 1:1 Überführung eines ineffizienten, analogen Belegflusses in die digitale Welt bringt keinerlei Verbesserung! Der Schlüsselfaktor für das Gelingen des Projektes ist somit effiziente Prozesse zu definieren und in die IT-Landschaft zu implementieren.
Welche Digitalisierungs-Schritte sind im Rechnungswesen zu setzen?
Zunächst ist die Frage zu klären, was Digitalisierung im Rechnungswesen bedeutet: In erster Linie denkt man an die papierlose Buchhaltung, dh Belege zu scannen, aus dem unternehmenseigenen ERP-System zu generieren oder aus Fremdsystemen wie Registrierkassen zu importieren. Wie sehen nun die konkreten Schritte aus?
Ausgangspunkt ist die elektronische Belegverarbeitung. Eingangsrechnungen werden dem Unternehmen im Idealfall elektronisch übermittelt; physische Belege werden gescannt. Mittels Digitalisierungs-Workflow werden diese elektronisch an die Bereichsverantwortlichen zur Kontrolle und Freigabe verteilt. Danach erfolgen die Verbuchung und eine damit verknüpfte Archivierung des Beleges. Als letzter Schritt werden aus den verbuchten Eingangsrechnungen Telebanking-Datenträger erzeugt.
Digital versendete Ausgangsrechnungen gelangen direkt aus dem ERP-System oder mittels Schnittstelle in das Buchhaltungssystem – hier trifft Digitalisierung auf Automatisierung: Das Abtippen von Belegen wird obsolet! Ähnliches gilt für die Bankauszugsverbuchung, wo automatisiert Bankauszüge in das Buchhaltungssystem eingespielt werden. Mit entsprechenden Zahlungsreferenzen und Merkregeln versehen, ist auch hier eine routinemäßige Automatisierung möglich.
Was bringt die Automatisierung?
Wenn Sie soweit sind, dass Buchhaltungsdaten direkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden können, sind Sie auf dem richtigen Weg zur vollkommenen Automatisierung. Mit Hilfe von selbstlernenden Programmen, kann eine Großzahl an standardisierten Geschäftsfällen automatisiert abgewickelt werden. Die Überprüfung der Datenqualität und Controlling-Aufgaben rücken dabei immer weiter in den Vordergrund. Der Umstieg sollte somit auch als Qualitätsoffensive des Rechnungswesens verstanden werden!
TIPP: Um Prozesse und IT-Landschaften digitalisierungsfit zu machen, sollte das Unternehmen von der Außensicht betrachtet werden. Ein außenstehender Experte sieht die Prozesse oft aus einem anderen Blickwickel und erkennt damit leichter Optimierungsmöglichkeiten. Holen Sie sich bei diesem wichtigen Entwicklungsschritt daher professionelle Unterstützung von außen.
Bei Fragen zur „Digitalen Buchhaltung“ wenden Sie sich bitte an unsere Expertin Frau Mag. Nicole Lugger.
Kontakt:
Mag. Nicole Lugger
Tel. +43 316 327941 65
E-Mail: nicole.lugger@gaedke.co.at
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